Le robot Vision Plus, casque audio sur la tête et t-shirt Vision Plus, répond à un appel à son bureau, la main sur le clavier de son ordinateur.

Bonjour ! Je suis votre secrétaire IA.Touchez le robot pour l'écouter

Votre secrétaire IA

Votre secrétaire IA, configurée pour votre entreprise.

Accueillir vos clients, organiser vos rendez-vous, préparer vos devis, envoyer vos e-mails, suivre vos dossiers et vos expéditions : votre secrétaire IA vous accompagne dans les missions quotidiennes d'un secrétariat. Vous choisissez ses fonctions, ses outils et ses autorisations, selon votre activité et votre organisation.

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Cabinets, centres de santé et d’esthétique : découvrir le secrétariat médical IA

Message essentiel

Votre secrétaire IA. Les fonctionnalités que vous choisissez.

Vous composez votre secrétaire IA selon vos besoins. Vous choisissez les missions à lui confier, les fonctions à activer et les outils à connecter. Vous décidez aussi de ce qu'elle peut faire automatiquement, de ce qui nécessite votre accord et de ce qu'elle doit transmettre à votre équipe.

Les fonctions présentées sur cette page sont des possibilités à sélectionner, et non un ensemble imposé ou activé par défaut. Votre configuration est définie lors de la mise en place, selon les fonctions et intégrations disponibles, puis vous pouvez demander à la faire évoluer.

Exemple
Besoin uniquement de répondre aux appels et de prendre des rendez-vous ? Choisissez ces fonctions. Vous souhaitez aussi préparer des devis, envoyer des e-mails ou suivre vos colis ? Ajoutez les options adaptées à votre activité. Vous gardez la maîtrise de ses missions et de ses autorisations.

Illustration : la sélection se fait avec notre équipe lors de la mise en place.

Le périmètre

Les missions d'un secrétariat, à la carte.

15 missions, regroupées en 4 familles. Ouvrez chaque carte pour voir le détail, les outils nécessaires et les autorisations conseillées.

  • BaseFonctionne à partir des appels, de vos consignes et des informations que vous fournissez.
  • ConnexionNécessite de connecter un outil : agenda, messagerie, CRM, logiciel métier, transporteur…
  • À étudierPossible selon vos outils et la faisabilité technique : confirmée lors de la mise en place.
  • Votre équipeLa décision ou l'intervention reste à votre équipe : la secrétaire IA prépare et transmet.

Ces repères indiquent ce dont chaque fonction a besoin. Aucune action n'est autorisée simplement parce qu'elle figure dans cette liste : la disponibilité pour votre entreprise est confirmée lors de la mise en place.

Famille 1

Accueil et relation client

Décrocher, comprendre, orienter et suivre chaque interlocuteur.

01

Accueil téléphonique et interlocuteurs

Chaque appel décroché, compris, orienté.

BaseConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • BaseAccueil personnalisé au nom de l'entreprise, avec des consignes différentes selon les horaires, les services et les situations.
  • ConnexionIdentification de l'appelant et rapprochement avec son dossier.
  • BaseCompréhension et qualification de la demande, questions complémentaires.
  • BaseRéponses à partir des seules informations validées par l'entreprise.
  • BasePrise de messages et compte rendu de conversation.
  • ConnexionOrientation vers le bon service et transfert d'appel.
  • BaseOrganisation des rappels et signalement des demandes prioritaires.
  • Votre équipeDemandes hors consignes ou sensibles : transmises à un collaborateur.
Outils nécessaires
Ligne téléphonique, informations validées (horaires, services, réponses), annuaire interne ; CRM pour retrouver un dossier.
Autorisations conseillées
Accueil et comptes rendus : automatiques. Transferts et cas sensibles : passage de relais.
02

Contacts, CRM et dossiers

Toute l'histoire d'un client au même endroit.

ConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • ConnexionCréation et mise à jour des fiches clients, prospects, fournisseurs et partenaires.
  • ConnexionEnregistrement des échanges, qualification des demandes et ajout de notes.
  • ConnexionClassement des documents et vérification des pièces manquantes.
  • ConnexionAffectation des dossiers et synthèses pour les collaborateurs.
  • Votre équipeModification d'informations sensibles : avec validation.
Outils nécessaires
CRM ou logiciel métier connecté, espace de stockage des documents.
Autorisations conseillées
Notes et rattachements : automatiques. Données sensibles : avec validation.
03

Suivi commercial

Des prospects qualifiés, suivis jusqu'au rendez-vous.

BaseConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • BaseQualification des prospects, besoins et échéances.
  • ConnexionTransmission de la documentation autorisée.
  • ConnexionOrganisation des rendez-vous commerciaux et suivi des devis.
  • ConnexionRelances autorisées et mise à jour du CRM.
  • Votre équipeNégociations et décisions commerciales : confiées à un collaborateur.
Outils nécessaires
CRM, agenda, documentation commerciale validée, messagerie.
Autorisations conseillées
Qualification : automatique. Relances : selon vos règles. Négociation : votre équipe.
04

SAV et réclamations

Chaque demande ouverte, qualifiée et suivie.

BaseConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • BaseOuverture d'un dossier, recueil des références et justificatifs.
  • ConnexionQualification du problème et suivi du statut.
  • ConnexionOrganisation d'un rendez-vous d'intervention.
  • ConnexionTransmission au bon interlocuteur, information du client et rappels de suivi.
  • Votre équipeRemboursements, gestes commerciaux et engagements : soumis à vos autorisations.
Outils nécessaires
Outil de SAV ou de tickets, agenda, messagerie.
Autorisations conseillées
Ouverture et suivi : automatiques. Gestes commerciaux : votre équipe.
Famille 2

Agenda, planning et coordination

Organiser le temps de l'équipe, les réunions et les démarches internes.

05

Rendez-vous et agendas

Le bon créneau, avec la bonne personne, au bon endroit.

BaseConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • ConnexionConsultation des disponibilités, prise, déplacement et annulation de rendez-vous.
  • ConnexionConfirmations, invitations calendrier et rappels.
  • ConnexionListes d'attente et proposition des créneaux libérés.
  • ConnexionPlusieurs agendas : collaborateurs, établissements, salles ou équipements.
  • BasePrise en compte des durées, pauses, congés, délais de préparation et déplacements configurés.
  • Votre équipeRendez-vous hors règles habituelles : soumis à votre accord si vous le souhaitez.
Outils nécessaires
Agenda(s) connecté(s), règles de prise de rendez-vous, outil d'envoi d'e-mails ou de SMS.
Autorisations conseillées
Prise de rendez-vous : automatique dans vos règles. Exceptions : avec validation.
06

Planning et coordination

Un planning à jour, sans conflit ni oubli.

ConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • ConnexionCréation et affectation de tâches, échéances et rappels internes.
  • ConnexionPréparation des journées et synthèse des rendez-vous à venir.
  • ConnexionCoordination des disponibilités et signalement des conflits.
  • ConnexionTransmission des changements confirmés aux personnes concernées.
  • Votre équipeArbitrages entre collaborateurs : décidés par votre équipe.
Outils nécessaires
Agendas et outil de tâches ou de planning connectés.
Autorisations conseillées
Rappels et synthèses : automatiques. Réorganisation : avec validation.
07

Réunions, événements et déplacements

Des réunions organisées de bout en bout.

BaseConnexionÀ étudierVotre équipe
Voir le détail
  • ConnexionRecherche de disponibilités, organisation des réunions et invitations.
  • ConnexionRéservation de ressources connectées (salles, équipements).
  • BaseOrdre du jour, collecte de documents, comptes rendus et suivi des actions.
  • À étudierPréparation d'options de déplacement ou de réservation, selon les outils disponibles.
  • Votre équipeTout engagement payant : validé avant réservation.
Outils nécessaires
Agendas, outil de réservation de salles ; outils de voyage selon les intégrations réalisables.
Autorisations conseillées
Invitations : automatiques. Réservations payantes : avec validation.
08

Soutien aux équipes et aux ressources humaines

Les démarches internes coordonnées, dans un cadre strict.

ConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • ConnexionOrganisation d'entretiens et échanges avec les candidats.
  • ConnexionCollecte des pièces autorisées et préparation des parcours d'accueil.
  • ConnexionRendez-vous internes et transmission des demandes au bon service.
  • Votre équipeAccès aux informations des salariés limité aux autorisations nécessaires ; décisions RH réservées aux personnes habilitées.
Outils nécessaires
Agendas, messagerie, espace documentaire RH avec droits d'accès restreints.
Autorisations conseillées
Organisation : automatique. Toute décision : votre équipe.
Famille 3

Devis, e-mails et documents

Préparer, envoyer et classer, à partir de vos modèles et de vos tarifs.

09

Devis et propositions commerciales

Du besoin exprimé au devis prêt à valider.

BaseConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • BaseRecueil du besoin, demande de précisions, de photos ou de documents.
  • ConnexionPréparation du devis à partir des tarifs et modèles validés.
  • ConnexionCalcul des montants selon les règles configurées.
  • ConnexionDemande de validation, puis envoi autorisé.
  • ConnexionSuivi des réponses, demandes de modification et relances.
  • Votre équipePrix hors catalogue, remises et engagements : décidés par votre équipe.
Outils nécessaires
Catalogue et grille tarifaire validés, modèles de devis, logiciel de devis ou de facturation, messagerie.
Autorisations conseillées
Préparation : automatique. Envoi : avec validation conseillée. Aucun prix, remise, engagement ou délai n'est inventé.
10

E-mails et correspondance

Chaque échange suivi d'un message clair, au bon ton.

BaseConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • BaseBrouillons, réponses aux demandes courantes, confirmations et comptes rendus.
  • ConnexionDemandes de pièces, transmission de documents, relances, courriers et invitations.
  • BasePersonnalisation du ton, des signatures et des modèles.
  • ConnexionTri, classement, repérage des demandes à traiter et rattachement aux dossiers.
  • Votre équipeMessages sensibles ou engageants : validés avant envoi.
Outils nécessaires
Messagerie connectée (envoi, et lecture si vous l'autorisez), modèles, signatures.
Autorisations conseillées
Confirmations et récapitulatifs : automatiques. Messages engageants : avec validation.
11

Facturation et suivi des paiements

Le suivi administratif, sans toucher aux décisions financières.

ConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • ConnexionPréparation de documents de facturation à partir des données validées.
  • ConnexionTransmission des factures autorisées et envoi de duplicatas après vérification.
  • ConnexionConsultation des échéances et statuts disponibles, rappels de paiement.
  • ConnexionPréparation des éléments destinés au service comptable.
  • Votre équipeOpérations comptables, décisions financières et mouvements de fonds : hors de son rôle.
Outils nécessaires
Logiciel de facturation connecté, messagerie.
Autorisations conseillées
Rappels : selon vos règles. Émission et envoi : avec validation.
12

Documents et classement

Les bons documents, au bon endroit, à jour.

BaseConnexionÀ étudier
Voir le détail
  • BasePréparation de documents à partir de modèles, saisie et mise en forme.
  • ConnexionComptes rendus, classement, nommage et archivage selon vos règles.
  • ConnexionRecherche de pièces, suivi des versions et des documents attendus.
  • À étudierEnvoi de liens de signature et suivi de leur statut, si l'outil le permet.
Outils nécessaires
Espace de stockage connecté, modèles validés, outil de signature électronique éventuel.
Autorisations conseillées
Préparation et classement : automatiques. Envoi pour signature : avec validation.
Famille 4

Commandes, colis et suivi d'activité

Suivre les achats, les expéditions et la journée de travail.

13

Commandes et fournisseurs

Des commandes préparées et suivies, dans vos seuils.

ConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • ConnexionRecueil et saisie des demandes de commande.
  • ConnexionPréparation de bons de commande et demande de confirmation.
  • ConnexionSuivi des délais annoncés et collecte des documents fournisseurs.
  • ConnexionRapprochement des références et signalement des anomalies.
  • Votre équipeToute commande engageant une dépense : soumise à vos autorisations et seuils de validation.
Outils nécessaires
Logiciel de gestion ou d'achats, catalogue fournisseurs, messagerie.
Autorisations conseillées
Préparation : automatique. Passage de commande : avec validation selon vos seuils.
14

Colis, expéditions et retours

Chaque envoi suivi, chaque retard signalé.

ConnexionVotre équipe
Voir le détail
  • ConnexionEnregistrement du transporteur, du numéro de suivi, du destinataire et de la commande associée.
  • ConnexionConsultation de l'acheminement : dernière étape connue et date estimée, si le transporteur la fournit.
  • ConnexionSuivi des points relais, retards, incidents, retours et échanges.
  • ConnexionRappels sur les colis envoyés et les livraisons attendues ; alertes en cas de retard ou d'absence de mise à jour.
  • ConnexionRecherche d'une preuve de livraison accessible et demande de confirmation de réception au destinataire.
  • ConnexionPréparation de demandes d'information ou de réclamations au transporteur.
  • ConnexionRécapitulatif des expéditions et des actions restant à traiter.
  • Votre équipeRéclamations engageantes et décisions de geste commercial : votre équipe.
Outils nécessaires
Outil d'expédition ou suivi du transporteur connecté (selon les intégrations disponibles), commandes, messagerie.
Autorisations conseillées
Suivi et alertes : automatiques. Réclamations : avec validation. Les statuts et délais proviennent des outils connectés, jamais inventés.
15

Tableaux de bord et suivi quotidien

Une vue claire de ce qui est fait et de ce qui reste.

Connexion
Voir le détail
  • ConnexionSynthèses des appels, rendez-vous, devis, e-mails, commandes, colis et dossiers.
  • ConnexionListe des actions en attente et rappels d'échéances.
  • ConnexionAlertes sur les blocages.
  • ConnexionRécapitulatif quotidien ou hebdomadaire à partir des données disponibles.
Outils nécessaires
Les outils connectés aux autres missions.
Autorisations conseillées
Synthèses et alertes : automatiques.
Fonctions complémentaires

D'autres tâches de secrétariat, à étudier avec vous.

Ces fonctions complètent les missions ci-dessus. Elles ne sont pas disponibles d'office : leur faisabilité est étudiée selon vos outils lors de la mise en place.

FonctionUtilitéOutils nécessairesNiveau d'autorisation
AccueilMessages vocaux hors horairesTranscrire et résumer les messages laissés en dehors des heures d'ouverture, puis organiser le rappel.Ligne téléphonique connectéeAutomatique (résumé), rappel selon vos règles
AccueilFiltrage du démarchageReconnaître les sollicitations commerciales non désirées et y répondre poliment selon vos consignes.Aucun outil : vos consignesAutomatique
AccueilAccueil en plusieurs languesAccueillir un interlocuteur dans une autre langue, parmi celles que vous retenez.Aucun outil : langues à configurerAutomatique, à valider lors des tests
Rendez-vousConfirmation de présence et absencesDemander une confirmation la veille, libérer le créneau en cas d'annulation et proposer la liste d'attente.Agenda, envoi d'e-mails ou de SMSAutomatique dans vos règles
DirectionAgenda de directionFiltrer les sollicitations et préparer une fiche de synthèse avant chaque rendez-vous du dirigeant.Agenda, CRM, documentsAvec validation
DocumentsContrats et échéancesAlerter avant le renouvellement, la révision ou la fin d'un contrat (maintenance, assurance, abonnement).Base documentaire ou tableau de suiviAlertes automatiques, décisions par votre équipe
DevisSuite d'un devis acceptéPréparer le bon de commande, la facture ou la planification de l'intervention à partir du devis signé.Logiciel de devis et de facturation, agendaAvec validation
FacturationJustificatifs de notes de fraisDemander, collecter et classer les justificatifs pour le service comptable.Messagerie, espace de stockageCollecte automatique, contrôle par la comptabilité
ContactsQualité des fichesSignaler les doublons, les fiches incomplètes et les coordonnées à vérifier.CRMSignalement automatique, fusion avec validation
SAVEnquête de satisfactionEnvoyer un questionnaire après une intervention et synthétiser les retours.Messagerie, modèles validésAutomatique, modèles validés par vous
RéunionsCompte rendu à partir d'un enregistrementRédiger le compte rendu et la liste des actions d'une réunion enregistrée avec l'accord des participants.Outil d'enregistrement ou de visioconférenceAvec validation avant diffusion

Ce qu'une IA ne fait pas physiquement

Ces interventions restent à votre équipe. Votre secrétaire IA prépare et facilite ce qui les entoure.

  • Accueillir physiquement un visiteurPrévenir la bonne personne de l'arrivée d'un visiteur annoncé.
  • Réceptionner un colis ou le courrier, signer un bon de livraisonEnregistrer la livraison attendue et rappeler sa réception.
  • Déposer ou affranchir un courrierPréparer le courrier, l'adresse et la liste des envois.
  • Classer des documents papierClasser les documents numérisés que vous lui transmettez.
  • Préparer une salle ou du matérielRéserver la salle et envoyer la liste de préparation.
  • Effectuer un achat ou un paiementPréparer la demande et la soumettre à votre validation.
Personnalisation

Vous définissez ce qu'elle peut faire.

Chaque entreprise choisit :

  • Les missions activées ou désactivées
  • Les outils et données accessibles
  • Les interlocuteurs et services concernés
  • Les consignes, horaires, modèles et scénarios
  • Les actions automatiques
  • Les actions nécessitant une validation
  • Les situations à transmettre à un collaborateur

Son niveau d'autonomie, action par action

  1. 1

    Automatique

    Elle réalise l'action dans les limites que vous avez définies.

  2. 2

    Avec votre validation

    Elle prépare l'action et attend votre accord avant de l'exécuter.

  3. 3

    Transmis à votre équipe

    Elle recueille les informations et confie la suite à un collaborateur.

Exemple

Autorisez la prise de rendez-vous automatique, gardez la validation des devis et demandez une alerte pour les colis en retard. Votre configuration évolue avec votre entreprise.

La mise en place, en quatre étapes

  1. 1

    Nous définissons ensemble vos besoins et votre organisation.

  2. 2

    Nous sélectionnons les fonctions et les outils à connecter.

  3. 3

    Nous configurons les consignes, les autorisations et les validations.

  4. 4

    Nous testons les scénarios avec vous avant la mise en service.

La configuration évolue avec votre entreprise. Les demandes spécifiques sont étudiées selon leur faisabilité technique et les outils disponibles : certaines intégrations existent déjà, d'autres doivent être étudiées au cas par cas.

Scénarios métier

Un appel. Des actions. Un résultat.

Quatre exemples de configuration, parmi d'autres.

Exemple de configurationArtisan
Un appel

Un client demande une intervention.

Des actions
  1. Votre secrétaire IA recueille les informations sur l'intervention.
  2. Elle demande des photos par e-mail.
  3. Elle prépare un devis selon les tarifs disponibles et le soumet à votre validation.
  4. Elle propose un rendez-vous.
Un résultat

Le devis est prêt et le rendez-vous proposé, sans ressaisie.

Les étapes et le niveau d'autonomie sont adaptés à chaque entreprise.

Exemple de configurationCabinet ou société de services
Un appel

Un client appelle pour déplacer un rendez-vous.

Des actions
  1. Elle consulte l'agenda.
  2. Elle propose un nouveau créneau.
  3. Elle actualise le planning.
  4. Elle envoie la confirmation.
Un résultat

Le planning est à jour et le client a reçu sa confirmation.

Les étapes et le niveau d'autonomie sont adaptés à chaque entreprise.

Exemple de configurationEntreprise B2B
Un appel

Un prospect demande une prestation.

Des actions
  1. Elle qualifie son besoin.
  2. Elle complète sa fiche.
  3. Elle transmet la documentation autorisée.
  4. Elle organise un échange commercial.
Un résultat

Le commercial reçoit un prospect qualifié, avec un rendez-vous fixé.

Les étapes et le niveau d'autonomie sont adaptés à chaque entreprise.

Exemple de configurationCommerce ou distribution
Un appel

Un client demande où en est sa livraison.

Des actions
  1. Elle retrouve la commande et le numéro de suivi.
  2. Elle consulte le transporteur connecté.
  3. Elle indique la dernière étape connue et la date estimée, si elle est disponible.
  4. Colis livré selon le transporteur : elle demande au client de confirmer la réception.
Un résultat

Le client est informé, et un retard déclenche une alerte à votre équipe.

Les étapes et le niveau d'autonomie sont adaptés à chaque entreprise.

Exemples illustratifs. Les actions réalisées dépendent des fonctions choisies, de vos règles et des outils connectés.

  • Elle s'identifie comme une intelligence artificielle auprès de vos interlocuteurs.
  • Elle vérifie l'identité avant de communiquer une information de dossier.
  • Elle accède uniquement aux données nécessaires aux missions que vous lui confiez.

Votre secrétaire IA n'invente jamais un prix, une remise, une condition contractuelle, un statut de livraison ou un délai : elle utilise uniquement les informations validées par votre entreprise et celles des outils connectés.

Illustration 3D : à l’accueil d’un cabinet médical haut de gamme, une petite assistante robot en blouse blanche brodée du logo Vision Plus, avec micro-casque, accueille le visiteur derrière un comptoir en marbre souligné de LED bleues, entourée des panneaux « Rendez-vous confirmé », « Dossier administratif prêt » et « Appel en cours ».

Bonjour ! Je suis votre assistante médicale IA.Touchez le robot pour l'écouter

Secrétariat médical IA

Un accueil attentionné. Une nouvelle dimension.

Votre assistante médicale IA vous accueille, organise vos rendez-vous et prépare vos dossiers administratifs.

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Pensée pour votre cabinet

Votre secrétariat médical, augmenté par l’IA.

De l’accueil téléphonique au suivi des dossiers, Vision Plus accompagne votre équipe dans les tâches administratives du quotidien. Une assistante organisée, disponible et encadrée par vos consignes, pour fluidifier les échanges et vous aider à consacrer davantage de temps aux patients.

Étudier les besoins de mon cabinet Découvrir mon futur secrétariat IA
Illustration 3D : bureau d’accueil d’un cabinet, casque et stéthoscope, panneaux en verre pour l’appel, l’agenda et la confirmation.
Démonstration fictive

Vidéo

Audio : Français (version originale)

Vous vous consacrez à vos patients. Votre accueil gagne en disponibilité et en fluidité.

Démonstration fictive

Votre futur secrétariat, réuni sur un seul écran.

Agenda, dossiers, documents, mutuelles, messages et validations : votre équipe suit chaque demande jusqu’à sa résolution. Toutes les données présentées sont fictives.

Centre médical exempleMardi · site Centre-ville Données fictives Assistante virtuelle active
  • Vue d’ensemble
  • Agenda
  • Dossiers patients4
  • Fiches soignants
  • Documents
  • Mutuelles et prises en charge
  • Messages et rappels3
  • Validations3
  • Suivi des transmissions1
  • 3Appels à rappeler
  • 2Rendez-vous à valider
  • 4Dossiers incomplets
  • 1Document à faire signer
  • 1Transmission en échec

Agenda

Aujourd’hui
  • 09:00Dr A. MartinConsultationConfirmé
  • 10:30Créneau libéréProposé à la liste d’attenteProposé
  • 11:15L. Bernard, kinésithérapeutePremière séanceÀ valider
  • 14:00TéléconsultationDemande recueillieTransmise au service

Validations

3 en attente
  • Envoi à un nouveau destinataireSecrétariat · aujourd’huiVérifier
  • Courrier destiné à la mutuelleDr A. Martin · demainVérifier
  • Modification d’un dossierAccueil · aujourd’huiVérifier

Dossiers patients

Fiches administratives
Patient fictif n° 01422 pièces manquantes 80 %
  • Doublon possibleAucune fusion automatiqueÀ vérifier
  • Coordonnées mises à jourRécapitulatif présentéValidé

Documents

Préparés et classés
  • ConvocationBrouillon préparé
  • Liste des pièces à fournirEnvoyé
  • Demande de copieTransmise au professionnelEn cours
  • Certificat médicalÉtabli par le praticienRéservé

Mutuelles et prises en charge

  • Demande de prise en chargePièces vérifiéesEn attente de validation
  • Réponse de l’organismeRelance prévue jeudiEn attente
  • Accord reçuClassé au dossierConfirmé par l’organisme

Aucun montant annoncé sans confirmation de l’organisme.

Messages et rappels

  • Appels à rappelerAvant 12 h3
  • Rappels de rendez-vousPar le canal autorisé18
  • Message pour un soignantContenu masqué sur l’écran partagéÀ traiter

Fiches soignants

  • Dr A. MartinMédecine générale · Centre-villePrésent
  • Dr C. PetitRemplacement jeudiRemplaçant
  • L. BernardKinésithérapie · site GareAbsent vendredi

Suivi des transmissions

  • Brouillon préparé2
  • En attente de validation3
  • Envoyé6
  • Échec de transmission1
  • Réception confirmée4

« Réception confirmée » uniquement sur preuve.

Démonstration visuelle : établissement, praticiens, patients et chiffres sont fictifs. Les modules, les connexions et les droits de chaque profil sont définis avec votre établissement. Demander une présentation personnalisée

Rôle et posture

L’exigence de votre accueil. L’intelligence en renfort.

Vision Plus accompagne les cabinets et les centres dans l’organisation de leur accueil administratif. Un secrétariat assisté par intelligence artificielle, conçu pour répondre aux demandes courantes, faciliter les rendez-vous et transmettre les informations utiles à votre équipe.

Pensée comme une secrétaire médicale expérimentée, l’assistante se présente toujours comme une assistante virtuelle. Elle échange avec chaleur, précision et discrétion, utilise un vocabulaire simple, pose uniquement les questions utiles et suit chaque demande jusqu’à sa résolution.

  • Professionnelle
  • Organisée
  • Attentive
  • Discrète
Elle s’appuie sur les informations validées par votre cabinet
  • Praticiens
  • Spécialités
  • Horaires
  • Lieux
  • Prestations
  • Consignes administratives
  • Parcours de rendez-vous
Elle adapte son accompagnement
  • Nouveaux patients
  • Patients suivis
  • Proches autorisés
  • Professionnels
Missions

Une assistante administrative complète, du premier appel au dossier classé.

Pour chaque mission, Vision Plus distingue ce que l’assistante réalise elle-même, ce qui dépend d’une connexion à vos outils et ce qui reste soumis à la validation d’une personne habilitée.

  • Par l’assistanteÀ partir des informations validées par votre établissement.
  • Avec vos outils connectésSelon la connexion à votre agenda, à votre logiciel ou au service concerné.
  • Avec validation humaineRéservé à une personne habilitée ou soumis à son accord.
Accueil et gestion des demandesAppels, messages et questions pratiques, après identification.
Par l’assistante
  • Accueil au nom du cabinet ou du centre, en se présentant comme assistante virtuelle.
  • Réponses aux questions pratiques validées : adresse, accès, horaires, accessibilité, documents nécessaires et modalités de rendez-vous.
  • Identification du service ou du professionnel concerné.
  • Adaptation du discours à l’établissement et à ses spécialités.
  • Accueil multilingue selon les langues effectivement prises en charge.
  • Relais vers une personne lorsque la demande le nécessite.
Avec vos outils connectés
  • Appels entrants et demandes de rappel.
  • Messages du site et de l’espace patient.
  • Échanges administratifs par les canaux autorisés.
  • Appels simultanés et continuité de l’accueil en dehors des horaires habituels, selon la solution déployée.

La personne est identifiée selon le protocole de l’établissement avant toute information personnelle. L’habilitation d’un proche est vérifiée avant tout accès au dossier, et l’existence d’un suivi ou d’un rendez-vous n’est jamais révélée à une personne non autorisée.

Rendez-vous et agendasCréneaux, listes d’attente, confirmations et rappels.
Par l’assistante
  • Recueil des demandes de prise, de déplacement ou d’annulation de rendez-vous.
  • Recueil des demandes de visite à domicile ou de téléconsultation, transmises au service compétent.
  • Préparation des consignes pratiques validées par l’équipe.
  • Sans accès fiable à l’agenda : création d’une demande à traiter, sans annoncer de créneau.
Avec vos outils connectés
  • Recherche des créneaux autorisés ; prise, déplacement ou annulation du rendez-vous.
  • Respect des durées, des sites, des praticiens et des types de consultation configurés.
  • Listes d’attente et désistements : créneau libéré proposé aux personnes concernées selon les règles du cabinet.
  • Envoi des confirmations et des rappels autorisés.

Un créneau n’est jamais confirmé s’il n’est pas réservé. Le type de consultation n’est jamais déduit de symptômes : l’assistante suit les choix et consignes validés, ou transmet à l’équipe.

Dossier patient administratifUne fiche complète, vérifiée et récapitulée avant validation.
Par l’assistante
  • Accompagnement du patient dans sa fiche : identité, date de naissance, adresse, coordonnées et préférences de communication.
  • Représentant légal ou personne autorisée, lorsque nécessaire.
  • Informations de couverture et de facturation nécessaires au dossier.
  • Contrôle des champs obligatoires, des incohérences et des pièces manquantes.
  • Récapitulatif présenté avant validation, incertitudes signalées.
Avec vos outils connectés
  • Recherche des doublons avant toute création de dossier.
  • Création et mise à jour du dossier, avec historique des modifications.
Avec validation humaine
  • Doublon possible signalé à l’équipe : deux dossiers ne sont jamais fusionnés automatiquement.

Seules les informations nécessaires et justifiées par le parcours sont demandées. Les identifiants particulièrement sensibles sont recueillis uniquement dans les espaces prévus et autorisés.

Fiches des soignants et organisation du cabinetPraticiens, sites, horaires, absences et consignes d’accueil.
Par l’assistante
  • Utilisation des fiches pour orienter les demandes et respecter l’organisation du cabinet.
  • Prise en compte des absences, des remplacements et des modalités de transmission des messages.
Avec validation humaine
  • Création et mise à jour des fiches par l’équipe habilitée : nom, fonction, spécialité, coordonnées professionnelles et sites d’exercice.
  • Horaires, absences, remplacements, types de rendez-vous acceptés, durées, restrictions administratives et consignes d’accueil.
  • Identifiants professionnels nécessaires, enregistrés après vérification.

Aucune information n’est publiée et aucun droit d’accès n’est modifié sans l’autorisation prévue.

Mutuelles, assurance et prises en chargeJustificatifs, demandes de prise en charge, suivi et relances.
Par l’assistante
  • Recueil de la carte de mutuelle et des justificatifs par un canal adapté.
  • Repérage des documents manquants et des dates à vérifier.
  • Préparation des demandes de prise en charge, des courriers et des pièces destinés à l’organisme concerné.
  • Information du patient sur l’état administratif de sa demande.
Avec vos outils connectés
  • Lecture des informations administratives, lorsque cette fonction est disponible.
  • Suivi des demandes, des réponses et des relances ; classement des accords et des refus dans le dossier.
Avec validation humaine
  • Avant toute transmission : vérification du destinataire, du motif, des pièces et de l’autorisation applicable.
  • Documents sensibles validés par une personne habilitée ; envoi limité aux éléments nécessaires.

La présence d’une carte de mutuelle ne vaut pas garantie de remboursement : aucune prise en charge, aucun montant ni aucun accord n’est annoncé sans confirmation de l’organisme.

Documents et formulairesPréparés, préremplis, classés et transmis selon les autorisations.
Par l’assistante
  • Fiches de renseignements, formulaires administratifs, convocations et confirmations de rendez-vous.
  • Listes de pièces à fournir, dossiers d’admission ou de préadmission, demandes de documents et de copies.
  • Courriers administratifs et bordereaux de transmission.
  • Questionnaires médicaux : réponses du patient recueillies sans être inventées ni interprétées, puis transmises au soignant.
Avec vos outils connectés
  • Factures et reçus issus des actes enregistrés.
  • Justificatifs administratifs de présence, selon le processus du cabinet.
  • Classement des documents dans le dossier.
Avec validation humaine
  • Devis établis ou validés par l’établissement.
  • Ordonnances, certificats médicaux, arrêts de travail et comptes rendus : la demande est recueillie, les éléments administratifs sont préparés et transmis au professionnel ; seul le document qu’il a validé est diffusé.

L’assistante ne rédige aucune conclusion médicale, ne signe jamais à la place d’un professionnel et ne modifie pas un document médical validé.

Envoi et réception des piècesDes contrôles avant chaque envoi, un statut clair pour chaque transmission.
Avant chaque envoi
  • Identité et droits du demandeur vérifiés.
  • Destinataire exact contrôlé.
  • Pièces jointes conformes au dossier.
  • Canal autorisé pour ce type de document.
  • Validation requise recueillie.
  • Statut de transmission enregistré.
Un statut pour chaque transmission
  • Brouillon préparé
  • En attente de validation
  • Envoyé
  • Échec de transmission
  • Réception confirméeuniquement si une preuve existe

Un dossier médical complet n’est jamais transmis lorsqu’une pièce administrative suffit.

Facturation et suivi administratifFacturation, tiers payant, rejets et paiements en attente.
Par l’assistante
  • Relances préparées avec tact.
  • Récapitulatif administratif pour l’équipe.
Avec vos outils connectés
  • Préparation de la facturation à partir des actes enregistrés et validés.
  • Vérification des informations administratives nécessaires et préparation des dossiers de tiers payant.
  • Suivi des rejets et des demandes de correction ; repérage des paiements en attente.
Avec validation humaine
  • Contestations transmises à la personne compétente.
  • Aucun paiement, remboursement ou modification financière sans les autorisations prévues.

L’assistante ne choisit jamais seule un acte ou une cotation clinique.

Coordination avec l’équipeUne file de travail claire et une synthèse quotidienne.
File de travail
  • Appels à rappeler
  • Rendez-vous à valider
  • Dossiers incomplets
  • Documents à préparer
  • Documents à faire signer
  • Demandes de mutuelle en attente
  • Transmissions en échec
  • Messages à traiter par un soignant
  • Questions administratives non résolues
Responsable
Dr A. Martin
Échéance
Aujourd’hui, 17 h
Statut
En attente
Prochaine action
Signature du praticien

Exemple fictif : chaque tâche affiche son responsable, son échéance, son statut et sa prochaine action.

Pilotage de l’activité
  • Synthèse quotidienne, utile et concise.
  • Suivi des appels, des demandes et des rendez-vous sollicités, confirmés ou à traiter.
  • Identification des questions fréquentes.
  • Indicateurs utiles pour adapter l’organisation de l’accueil.
  • Accès aux informations selon les rôles et habilitations.

Aucune information de santé n’apparaît dans les notifications ni sur un écran partagé.

Les missions retenues, les connexions possibles avec vos logiciels et les niveaux de validation sont définis avec votre établissement et précisés dans votre proposition. Une action préparée ou simulée n’est jamais présentée comme réalisée.

Relais humain

Elle passe la main au bon moment.

Dès qu’une situation dépasse le cadre administratif ou les outils disponibles, la demande est transmise à une personne de votre équipe.

  • Une question clinique.
  • Une situation potentiellement urgente.
  • Un doute sur l’identité ou les droits d’accès.
  • Une incohérence importante dans le dossier.
  • Une demande d’accès, de rectification ou de suppression nécessitant un traitement spécifique.
  • Un conflit, une réclamation ou une personne en détresse.
  • Une transmission sensible non prévue.
  • Une demande que les outils ne permettent pas de traiter.

Situations potentiellement urgentes. L’assistante applique uniquement le protocole validé par votre établissement, sans triage clinique autonome. Elle ne rassure pas sur la gravité et ne laisse jamais croire qu’un message administratif garantit une prise en charge.

Démonstration fictive

De l’appel à la confirmation : une demande de rendez-vous.

L’établissement, le praticien et les horaires présentés sont des exemples.

  1. Appel reçu
    Centre médical (exemple)
    Ligne d’accueil

    « Bonjour, je souhaite déplacer mon rendez-vous de jeudi. »

  2. Demande administrative comprise
    Motif
    Déplacement de rendez-vous
    Praticien
    Dr A. Martin (fictif)
    Site
    Centre-ville
  3. Disponibilité consultée ou demande transmise
    Agenda connecté
    Mardi 10 h 30Mardi 16 h 00
    Sans agenda connectéDemande transmise à l’équipe, sans créneau annoncé.
  4. Confirmation selon validation
    Rendez-vous de mardi 10 h 30 confirmé selon le parcours prévu.
    Confirmation envoyée par le canal autorisé.

Démonstration visuelle avec des données fictives. Le fonctionnement réel dépend des outils connectés et des consignes de votre établissement. Demander une simulation personnalisée

Confidentialité et maîtrise

Des mesures définies avec votre établissement.

Chaque mesure est étudiée selon votre projet et précisée dans votre proposition.

  • Données limitéesSeules les informations nécessaires à l’accueil administratif sont recueillies.
  • Gestion des accèsLes accès sont attribués selon les rôles et habilitations de votre équipe.
  • Durée de conservationUne durée est fixée pour chaque type d’information.
  • TraçabilitéLes échanges et les actions peuvent être suivis par les personnes habilitées.
  • Hébergement adaptéLe mode d’hébergement est choisi selon les exigences de votre projet.
  • Écrans et notifications discretsAucune information de santé n’apparaît dans les notifications ni sur un écran partagé.
Niveaux d’automatisationChaque action suit le niveau d’autorisation configuré avec votre établissement.
  1. Informations générales et préparationTraitement automatique possible
  2. Modifications administrativesSelon les droits et contrôles prévus
  3. Documents sensibles, nouveaux destinataires, décisions réservéesValidation humaine

L’assistante n’invente jamais une information, un document, une disponibilité, une réponse d’organisme ou une action réussie. Elle accède uniquement aux données nécessaires à la tâche, selon les habilitations, et toute action importante peut être retracée.

Le formulaire de contact de ce site sert uniquement à étudier votre projet : n’y indiquez aucune information médicale concernant vos patients.

Publics

Les établissements accompagnés.

Activités médicales et paramédicales
  • Cabinets médicaux
  • Cabinets dentaires
  • Centres de santé
  • Centres d’imagerie
  • Cabinets paramédicaux
  • Centres de médecine esthétique
Prestations esthétiques non médicales
  • Établissements de beauté
  • Établissements de bien-être

Les activités médicales, dont la médecine esthétique, et les prestations esthétiques non médicales relèvent de règles distinctes : l’accueil est configuré selon chaque activité.

Illustration 3D : une équipe de santé en figurines de porcelaine sous un panneau d’agenda en verre.
Étudier les besoins de mon cabinet Découvrir mon futur secrétariat IA

De la première découverte à un accueil parfaitement organisé.

Une présence qui met votre établissement en valeur. Un accueil qui facilite les échanges. Vision Plus associe création de contenus, visibilité et assistance administrative pour construire un parcours cohérent autour de votre équipe.

  1. Découverte
  2. Visite du site
  3. Demande de contact
  4. Accueil IA
  5. Rendez-vous confirmé par le parcours prévu
Campagne ADSVisibilité & communication spécialisée Votre secrétaire IASecrétariat médical IA
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